Много писем вам приходит ежедневно? Сколько с утра у вас их в почтовом ящике? Все ли они приятные, с точки зрения чтения? Думаю, бывает по разному. Для одного из своих проектов готовила короткую заметку по успешной переписке. Вдруг и вам пригодится. Приятных вам писем!

 
Рекомендации по ведению эффективной переписки.
 
  1. Сформулируйте для себя цель вашего послания. Чего хотите добиться от читателя вашего сообщения? Какой реакции от него ждете? Адресат вашего сообщения должен сразу понять, что вам от него требуется.
  2. Заполняйте поле “Тема”. Пишите точно и понятно. У читателя должно сложится абсолютно идентичное вашему понимание темы письма.
  3. Новая тема – новое письмо. Это помогает разделить письма и не искать в пучинах переписки ответы на разные вопросы. Хотите в ходе одной беседы спросить о чем-то новом, напишите новое письмо. Лучше послать несколько отдельных  писем (с одной темой в каждом), чем одно большое письмо с несколькими несвязанными между собой идеями.
  4. Соблюдайте следующую структуру: приветствие и обращение, основная часть, резюме, подпись, контакты. В каждом письме должны присутствовать обязательные элементы письменного этикета. Не ленитесь, соблюдайте структуру, это поможет вам показать себя как профессионала.
  5. Соблюдайте принцип: КиЯ: коротко и ясно. Одно из основных правил электронных писем – «Максимум информации – минимум слов». Излагайте свои мысли четко (конкретно), последовательно (логика изложения очень важна!), лаконично и доступно для понимания. Учитесь писать короткими предложениями, при помощи них проще донести необходимую информацию до читателя вашего сообщения. Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте друг от друга. Сплошной поток мысли сложно воспринимать – можно пропустить основной вопрос.
  6. Отвечайте в письме соответствующей темы и по теме. Это позволит сохранить и отслеживать логику переписки. Не начинайте ответ как новое сообщение! Желательно включать “цитирование” письма, на которое отвечаете. Это поможет читателю точно понимать контекст письма. Это важно, когда, например в пришедшем письме к вам есть список вопросов и вам необходимо на них дать ответы.
  7. Прежде чем нажать “Ответить всем”, проанализируйте контекст информации, которую собираетесь отправить: она касается всех или важна только для одного из адресатов или отправителей. Только после этого отправьте свой ответ по назначению.
  8. Посылайте письма только тем, кому эта информация правда важна. Проверяйте список рассылки. Если информация касается только одной части оргкомитета, например, то отправьте письмо только членам этой команды.
  9. Избегайте в тексте: большого количества сокращений (особенно, если они не общепринятые), смайликов/скобочек/восклицательных знаков и других эмоциональных картинок. Это деловая переписка. Текст, написанный заглавными буквами будет означать что вы кричите на читателя, например.
  10. Желательно проверять письмо на грамматические и синтаксические ошибки. Это как минимум уважением к читателю. В спешке бывают описки, конечно, но нет предела совершенству.
  11. Используйте в письме слова приветствия, благодарности и всегда подписывайтесь.
  12. Подробную информацию не стоит включать в текст письма, лучше прикрепить ее отдельными файлами. Обязательно в теле письма укажите, какой файл вы вкладываете, иначе получатель может воспринять его как прицепившийся вирус. Если вы пишите и ссылаетесь на google диск, то вставьте ссылку на документ в текст письма. Не посылайте файлы больше 5 Мгб, так как есть риск, что письмо не дойдет до адресата (у почтовых систем бывают ограничения на размер файлов)
  13. Если вы создали документ на Google диске и эта папка общего пользования, то достаточно вставить ссылку на него в письме. Если же доступ есть не у всех, то обязательно напишите сообщение для получателей, чтобы они понимали назначение данного документа и что им нужно сделать с ним.
  14. Прежде, чем нажать кнопку «отправить», вычитайте письмо. Все ли понятно, конкретно, лаконично, нет ли грамматических ошибок и неуместной информации? Правильно ли указаны данные получателя и др.? Проверьте логику и последовательность изложения
  15. Электронный диалог заканчивает тот, кто его начал.
 
Спасибо опыту личному и интернет-сообщества
 
Совершенного вам дня!