Прошлый год был посвящен новому витку устаканивания моего образа жизни, вернее его основ и философии. Медленная жизнь и принципов минимализма близки мне давно. Определив для себя, что это самое желанное “жить  легко и осознанно”, я определила для себя маленькие шаги в этом направлении. И этот год в ритме медленности и минимализма. Все еще в процессе осмысления, но шаги я уже начала делать.
Одна из идей нашла свое место в 2017 году с самого начала.  В этом году я просто решил делать это не время от времени, а начать год с чистой почты в прямом смысле. Первое, что я сделала, перебрала почту за год и заархивировала ее. Оставалось выработать для себя систему по работе с почтой, которая бы была простой и эффективной.
У меня уже были периоды увлечения GTD, сейчас мне хотелось бы максимально упростить этот процесс без создания тяжеловесной системы папок и т.д. Все должно занимать минимальное количество времени и вдохновлять.
Первый вопрос, которая я себе все-таки задала: «А зачем мне это надо?»
Пару сеансов фриратийнга принесли следующие ответы:
  • Вы замечали какой возникает внутренний диссонанс, когда ты видишь на иконке почты в телефоне трех или (о, ужас!) четырехзначные цифры непрочитанных писем? Я не люблю это состояние. А вы?
  • Вы замечали, что из всех этих сотен-тысяч писем действительно нужных и полезных всего не более 20%? Но, чтобы это понять нужно время…
  • Вы замечали, что полный ящик пусть и просмотренных и отсортированных писем вызывает чувство переполненности, захламленности и бесконечности задач? Это давит, меня например.
Мне от этого эксперимента хотелось посмотреть на сколько чистый ящик может приносить удовольствие. И оно есть! Но об это далее…

Далее встал вопрос: «Какие простые действия помогут мне поддерживать свой почтовый ящик в пустом состоянии?»
После поисков, я определила для себя следующий алгоритм, око тором расскажу ниже.
Прежде чем перейти к тактической работе, я немного подготовилась:
  • отписалась от части рассылок. От очень многих;
  • те рассылки, которые для меня носят важный характер я настроила их автоматическое сохранение в Evernote (использую для этого приложение IFTTT – он позволяет задавать сценарии для автоматических действий, я писала об этом вот в этой статье)
  • удалила кучу папок и фильтров из настроек. Все приходит в inbox. И ничего в почте не хранится.
В основе концепции  работы с почтой я положила следующую мысль, которая мне кажется меняющей подход к этому процессу:
         Проверка почты – это крайне краткосрочная задача сама по себе. К ней надо подходить как к любой задачи с двух позиций: с аналитической точки зрения и с позиции, что задача должна быть выполнена сейчас, если это возможно.
         Сама по себе проверка почты не несет глобального смысла. Нужно всего лишь понять какие письма в ящике полезные, а какие нет и удалить их сразу же. Все. Так что девизом этой работы для меня стало «Анализ и действие!».  Таким образом я перестала проверять почту. Я не проверяю почту, я ее анализирую. И это оказалось два разных процесса. Координально.
          Это помогает понять, что делать с входящими, а не просто просмотреть их и забыть/расстроиться/прийти в ужас и т.д. Это не просто выделить все непрочитанные и пометить «прочитано». Это понять полезность каждого письма. Это повышает продуктивность работы с документами и выполнение задач. И это и есть суть задачи «Проверить почту». Теперь я себе ее записываю только более точно: «Проанализировать почту». Для меня проверить – это увидеть количество. Проанализировать –  качественно выполнить задачу.
Ежедневная тактика состоит в следующем: три раза в день я отвожу на проверку почты. Это занимает в среднем 15 минут. Всего три раза. Мне хватает. Среднее количество на данный момент у меня (после отписки от рассылок) не превышает 50 писем в день. Три подхода позволяют разделить это количество и тратить на это значительно меньше времени. Дальше делаю простые действия:
  • Рассылки, которые автоматически сохраняются удаляю сразу;
  • Письма с задачами сразу же идут в задачи в календарь (сейчас пользуюсь приложением Google Calendar) и удаляются из папки;
  • Письма с вложениями – вложения сохраняются на компьютер или сразу делаю заметку, сохраняя там документы в Evernote с напоминаниями и задачами (если они не срочные, срочные в календарь);
  • Проверяю спам и так же его анализирую. Порой важное попадает туда.

Важный момент во всем этом, повторюсь: проверка почты это сама по себе задача, а не выполенние задач, которые есть в письмах в этой почте.

Какие результаты получила за период в 12 дней: 
  • Я выдержала ритм все дни и продолжаю;
  • Это стало азартным процессом;
  • Это увеличило продуктивность работы с документами;
  • Анализ почты дает почву для новых идей. Порой случайное слово открывает огромный идейный процесс (привет, Эдвард де Боно!);
  • Почта перестала быть источником нервозности, цифры не пугают, а наоборот дают почву для работы.
Девиз «Анализ и действие!» принес свои плоды. Что еще нужно для увлеченного экспериментатора? Для меня это вдохновляющая практика в контексте минимализма.
Несколько статей, которые наталкивали меня на разные идеи и к которым мне хотелось бы вернуться в своем эксперименте с «Чистой почтой»

Делитесь, что делаете с почтой? Что еще можно внедрить? Буду рада вашим рекомендациям!

Совершенного вам дня!